成功的會議領導
主講者 彰化師範大學 李適中教授
經濟部專業人員研究中心講義
一.會議的目的
會議之目的,在集合大家(會眾)的意見,尋求一條可行之路,藉討論研究,獲得一個解決的辦法。
現行會議規範,第一條:會議之定義,三人以上,循一定之規則,研究事理,達成決議,解決問題,以收群策群力之效者,謂之會議。
因此,會議應:「會→議→決→行」,這是民主政治,民主政治主要的運用在議場,因此 民主政治也是會議政治
二. 會議的種類(一般的分類):
1. 臨時會議-是為應付特殊事件而召開的。
2.永久會議-是團體的定期會議,一個團體在成立之後,以法令或章程所明定的會議。
3.委 員 會-一個團體因議事的需要,根據決議或命令,推定會員中之一部分人員,成立一個機構,在規定期限內完成指定的任務。
三. 會前的準備
多一份準備,增加一份成功的機會。
1.會議目標的確定-目標確定以後,才能釐訂會議的主題,策定討論範圍。
2.會議時間的安排-依據會議內容的簡繁,對時間作適當的分配與安排。
3.會議程序的擬定-從開會到散會,全部項目的進行會前均應考慮研擬。
4.分發會議通知-會議之召集,應於會前適當時間(通常為一周),將開會日期、地點通知各參與人,最好附議程及有關資料。
5.準備會議資料-就會議主題及其討論範圍,蒐集有關重要法令規章,典範實例,予以編印,供作議案討論的參考 當可提高會議的績效
6. 會場的佈置- 會場的佈置,影響與會者的心情,與會議的進行,有相當的關聯。
四. 如何做好會議主席
1.對事對人,認識了解,便於掌握會場。
2.守時從容,公正超然,表現良好風度。
3.冷靜真誠,慎言幽默,呈現最佳領導。
4.處理問題,當機立斷,絕不拖延時間。
五. 說服與會場控制
1.袪除對方疑懼,靜聽對方意見。
2.讚揚對方優點,抓住對方破綻。
3.擊破對方弱點,說服對方成見。
4.尊重群體觀念,摒棄個人偏見。
5.強化我方,分化對方,爭取中間份子。
6.根據「會議規範」充分運用適當條文。
六. 會議的紀錄
會議紀錄,是會場記實的檔案,記錄的設置是必須的,記錄人員可由主持人指定,或由參與人推選。
各永久性的集會 多半設有專任人員。
七. 會議的檢討
會議的籌備人員,應在會議之後檢討,評估準備工作的得失,檢討會場工作的得失,一則為本次會議做適切的補救,再則做為下次會議的參考。
八. 認識「民權初步」
國父著「民權初步」的動機:
1.想使國民習於現代的民主社會生活。
2.希望能迎頭趕上進步的代議政治。
3.欲藉以團結民心民力,造成有組織的現代化社會。
4.確保革命效果,永奠革命的基礎。
九. 「民權初步」的基本精神:
1.平等公正→ 平等是民主政治的重要信念,有平等即自然公正。
2.秩序和諧→ 有秩序自然和諧,就題論事,不能說及個人。
3.討論自由→ 自由為民主精神,時間之限制使更多人能發言。
4.重視過程→ 重視過程與會議規則,其功能一方面鞏固多數派的力量,一方面保障少數派的權利。
5.服從多數→ 多數決定一切,形成民主政治的重要規則,多數所決定,適用於全體。
6.尊重少數→ 有部分動議,規定應有三分之二以上的人通過,這可以看出,反對的一方只要有三分之一多一點(少數)的不合作,便可以把議案阻撓,使其無法通過。
十. 討論的原則
1.會員平等原則→ 正反輪流,一人三分鐘,討論領袖,開始十分鐘,結尾十分鐘。
2.一時討論 動議原則→ 一個動議未經討論完畢,其他動議不能提出,但權宜問題或秩序問題例外。
3.充分而自由原則→ 充分討論,要終止討論需三分之二以上同意才可以。
自由討論,不離本題,均可持正反言論,對外不負責任。
4.對事不對人原則→ 就題論事,不能說及個人,不直接呼名,不作人身攻擊。
5.一事不再議原則→ 已決案件,同一會期不再提出。
6.議事不繼續原則→ 會期終了,未決議案件或動議,隨會議終了而消滅。
一位卓越而成功的領導人 必然是一位有主見並善於表達的人